Verslo konsultantai labai dažnai kalba apie procesų valdymą, siekiant pagerinti įmonių veiklos efektyvumą, kadangi ten kur yra aiški tvarka ir skaidrus procesas, lengva identifikuoti esmines problemas ir daryti pakeitimus. Visgi reikia pripažinti jog nedirbame idealiomis sąlygomis, kur viskas vyksta taip, kaip parašyta ant balto popieriaus lapo. Veikiame realiomis sąlygomis, kai sprendimai yra keičiami, reaguojant į pasikeitusias aplinkybes. Ir šiame nenumatytų ar pasikeitusių aplinkybių kontekste lemiamą vaidmenį vaidina komunikacija – kaip sugebėsime iš naujo paprastai per trumpą laiko tarpą priimti sprendimus, suderinti veiksmus ir pasiekti rezultatus.
1. Vidinė įmonės komunikacija
Vidinė komunikacija apima visą informacijos “vaikščiojimą” įmonės viduje: informacijos keitimąsis, idėjų dalijimasis, kt. žinučių perdavimo organizacijoje procesas. Tai taip pat apima įvairias formas: oficialūs susitikimai, ataskaitos, neformalūs pokalbiai prie puodelio kavos ir pan.
Neretai vidinė komunikacija būna viena iš silpnųjų įmonės pusių, kai vadovai nesidalina informacija su darbuotojais, darbuotojai nesikalba tarpusavyje, ar dar blogiau – konkuruoja tarpusavyje tendencingai nusplėpdami vertingą informaciją. Ir tai iššaukia su tuo susijusius padarinius – nesusipratimai, didelė darbuotojų kaita, neefektyvi veikla, įmonės negebėjimas vystytis ir augti.
Pirmas sprendimas, kurį reikia padaryti įmonėje – tai vadovams pripažinti, jog komunikacijos trūkumas yra neefektyvios veiklos priežastis ir efektyvią komunikaciją išsikelti kaip strateginį įmonės tikslą. Toliau galima pradėti organizuoti mokymus ir seminarus apie efektyvios komunikacijos svarbą, taip pat įdiegti aiškias vidinės komunikacijos gaires ir procedūras.
2. Efektyvios komunikacijos svarba
Efektyvi vidinė komunikacija užtikrina, kad visi būtų informuoti ir veiktų vieningai, siekiant verslo tikslų. Efektyvi komunikacija reiška, jog:
- turime apibrėžtus komunikavimo kanalus,
- žinome kada, ką ir kaip komunikuoti,
- komunikuojame laiku ir savalaikiai,
- kai nežinome sprendimo ar atsakymo – komunikuojame, jog nežinome,
- komunikuojame aiškiai ir glaustai palikdami kuo mažiau vietos interpretacijai.
Be to, ji didina darbuotojų įsitraukimą, mažina nesusipratimus ir skatina teigiamą darbo kultūrą, didina darbuotojų motyvaciją.
Atviros ir bendraujančios kultūros formavimas yra nuolatinis darbas. Kai sudaryta komunikavimo strategija įmonės viduje, reikia reguliariai priminti darbuotojams ir komandoms apie komunikacijos svarbą ir naudą, tai galite atlikti rengdami vidines ar išvykstamąsias sesijas, team building’us/ workshop’us (dirbtuves), atviras diskusijas, teikti reguliarų grįžtamąjį ryšį, šie renginiai ar veiksmai padeda stiprinti tarpasmeninius ryšius ir skatina bendradarbiavimą.
3. Technologijų įtaką komunikacijos procese
Tinkama komunikacija veikia kaip motyvacinė priemonė – darbuotojai jaučiasi įsitraukę, žino situaciją ir strateginius įmonės tikslus, savo veiksmus sieja su įmonės tikslų įgyvendinimu, jaučiasi užtrintai ir saugiai. Visgi reikia atsiminti dar vieną labai svarbų dalyką ypač šiame amžiuje ir su naujosios kartos įžengimu į darbo rinką – įmonė turi būti technologiškai pažangi. Jei jaunus darbuotojus įpareigosite ruošti ir pristatyti popierines ataskaitas, pildyti popierinius žurnalus, atsiliepimus pildyti ant popierėlio ranka ir pan. – labai greitai tokio tipo komunikacija virs demotyavcine priemone.
Tai nebūtinai turi būti didelės ir labai brangios vidinio komunikavimo plaformos, siūlančios itin didelį funkcionalumą. Šiuo metu rinkoje yra didelis pasirinkimas, taigi atsirinkite jūsų įmonės ir darbuotojų poreikius atitinkančią platformą. Galite atlikti darbuotojų aplauksą, kokių funkcijų jiems reikia ir ko tikisi iš komunikavimo platformos. Svarbu, kad būtų paprasta naudotis, būtų galimybė prijungti nuotoliu dirbančius darbuotojus ir tuo pačiu kurti bendravimo kultūrą.
4. Vadovų vaidmuo komunikacijoje
Vadovų vaidmuo formuojant organizacijos komunikacijos kultūrą yra vienas svarbiausių. Paprastai vadovas yra tas žmogus, į kuriį lygiuojasi pavaldiniai, ir būtent vadovas savo pavyzdžiu turi skatinti efektyvų ir atvirą komunikavimą komandoje ir įmonėje. Nusprendėte reguliariai pristatyti savo atliekamų darbų statusą, kad kolegos žinotų situaciją? – vadovas turi būti ne tik tas, kuris išklauso ir duoda pastabas, vadovas šiuose susitikimuose turi pristatyti savo atliekamus darbus, tokiu būdu parodydamas komunikacijos svarbą ir naudą.
Galite susidurti ir su kita problema – vadovas nežino, kaip efektyviai komunikuoti. Tokiais atvejais rekomenduojama organizuoti reguliarius mokymus vadovams apie efektyvios komunikacijos įgūdžius ir lyderystę, taip pat skatinti vadovus aktyviai dalyvauti vidinėje komunikacijoje ir būti prieinamiems savo komandoms.
5. Atviros komunikacijos kultūros skatinimas
Sukurti aplinką, kurioje darbuotojai jaustųsi patogiai dalijantis savo mintimis ir atsiliepimais, yra svarbu nuolatiniam tobulėjimui. Atvira komunikacija skatina inovacijas, padeda anksti identifikuoti problemas ir stiprina priklausomybės jausmą tarp komandos narių ir pačiai įmonei. Kaip ir minėjome anksčiau, jei vadovas nežino atsakymo ar sprendimo, jis turėtų iškomunikuoti – “nežinau”, tada nebus sukuriama palanki erdvė gandams ir interpretacijoms.
Kitas svarbus aspektas – darbuotojai turi nebijoti išsakyti savo nuomonės, pateikti atsiliepimą ar pasiūlymą. Darbuotojas turi jaustis išgirstas ir suprastas, taip pat dažnai mums visiems reikia palaikymo ir padrąsinimo. Reikia sugebėti priimti skirtingus požiūrius, kadangi visa tai skatina įmonės augimą, inovacijų kūrimą, problemų sprendimą ir t.y.
Jei esate tik atviros komunikacijos kūrimo pradžioje – pradėkite nuo galimybės pateikti atsiliepimus ir grįžtamąjį ryšį anonimiškai. Vėliau įveskite atvirų diskusijų tradiciją. Dar vėliau pasirinkite vieną konstruktyvų pasiūlymą ir jį įgyvendinkite realybėje.
6. Komunikacijos veiksmingumo matavimas
Komunikacija yra įmonės vidinis procesas, kuris neretai priskiriamas prie savaime suprantamų dalykų. Visgi jei norime, jog komunikacija būtų efektyvi ir veiktų sklandžiai, šį procesą turime valdyti, vertinti ir koreguoti. Be tikslių duomenų bus sunku nustatyti, kurie komunikacijos kanalai veikia gerai, o kurie reikalauja pagerinimo. Taigi pasitelkiant technologijas reikia kaupti duomenis, kad būtų galima stebėti ir analizuoti komunikacijos tendencijas ir modelius. Įsivesti reikalingus KPI – vertinimo kriterijus: laiško/ pranešimo atsakymo laikas; pakartotinių užklausų skaičius; teigiamų/ neigiamų atsiliepimų skaičius; pateikti pasiūlymai/ idėjos ir pan.
Remiantis gautais duomenimis atlikti analizę ir koreguoti komunikacijos strategijas, kad jos taptų veiksmingesnės.
7. Ateities tendencijos vidinėje komunikacijoje
Ir ateitis jau čia – dirbtinis intelektas, mašininis mokymąsis. Kiek iš jūsų jau naudojatės šiomis galimybėmis? Aišku viena, jog dirbtinis intelektas neišvengiamai atliks dalį mūsų kasdieninių darbų, ir nuo mūsų priklauso, kaip sugebėsime efeketyviai išnaudoti jo teikiamas galimybes, palengvinti ir pagreitinti savo darbus. Kaip ir technologinė pažanga, taip ir dirbtinio intelekto integravimas į įmonių veiklą gali būti motyacinė priemonė pritraukiant jaunus žmones į darbo vietas. Šios priemonės gali pagerinti vidinę įmonės komunikaciją, automatizuojant procesus, personalizuojant pranešimus ir priimant kitus inovatyvius sprendimus.
Efektyvi vidinė komunikacija – jūsų įmonės konkurencinis pranašumas
Veikiate rinkoje, kurioje yra daug tos pačios prekės ar paslaugos tiekėjų? Bet jūs gali būti tie, kurie dėka savo efektyvios vidinės komunikacijos gebate greitai priimti sprendimus, prisitaikyti prie beikeičiančių klientų poreikių, reaguoti į klientų pastabas, būti lankstūs ir inovatyvūs. Tai gali būti jūsų išskirtis konkurencinis pranašumas, dėl kurio klientai pasirinks būtent jus.